Упрощение (Simplification) - процесс уменьшения сложности и упрощения вещей при одновременном достижении одной и той же цели без ущерба для каких-либо результатов.
Несмотря на изменения, внесенные с годами, общепризнано, что системы управления безопасностью (СУБ) по-прежнему страдают от структурных сложностей, сложных процедур и отсутствия простых и точных рабочих процессов. Это происходит по целому ряду причин.
Люди склонны заполнять пустые места (например, в чек-листах) дополнительной информацией в попытке гарантировать, что каждый аспект освещен в деталях и ни один материал не остался незамеченным. Такой подход в сочетании с плохой практикой уменьшения размера шрифта для сжатия текста создает беспокойство и отвлекает внимание пользователя. Кроме того, вместо упрощения документ становится более сложным:
Первые системы управления безопасностью были разработаны опытными специалистами в области судоходства, которые стали аудиторами и работали на берегу в течение многих лет после работы на судах. Таким образом, еще одна проблема, с которой сталкивались на протяжении многих лет, заключается в том, что СУБ разработана для помощи аудитору и упрощения процесса аудита.
Необходимо помнить о функционале конечного пользователя на борту и на берегу, которые, в свою очередь, должны понимать СУБ и сразу внедрять желаемую политику и требования при соответствующих обстоятельствах и в большинстве случаев в стрессовых (чрезвычайных) условиях.
Требования к упрощению документов СУБ установлены следующими документами организаций морской индустрии (IMO, OCIMF):
- МКУБ, п.5.1.3:
Компания должна четко определить и документально оформить ответственность капитана в отношении:
.3 издания соответствующих приказов и распоряжений в ясной и простой форме;
- TMSA 3, 1A.1.3:
Процедуры и инструкции понятны, просты в использовании и написаны на рабочем языке судна. Инструкции составлены в ясной и логичной манере и таким образом, чтобы было легко идентифицировать каждый шаг.
- TMSA 3, 1A.4.2:
Специализированные ресурсы используются для достижения:
• уточнения и упрощение формулировок
• упрощения процедур
• улучшенного визуального представление, например, графика
• улучшения структуры и доступности СУБ.
• эффективного использования ИТ.
У каждого сотрудника, добавляющего или изменяющего требования в СУБ, может не быть стандартного метода для внесения изменений или он может не исполняться, и это может быть одной из причин усложнения. При этом СУБ превращается в "одеяло в заплатках".
Кроме того, структура СУБ очень усложняется и становится похожа на запутанные спагетти:
Чтобы распутать спагетти и упорядочить структуру СУБ необходимо оптимизировать структуру документации по СУБ.
Чек-листы и процедуры
Чек-листы и процедуры имеют разные цели. Чек-листы подобны верхушке айсберга, и они не могут содержать полную информацию. Это небольшие документы, предназначенные для подтверждения выполнения соответствующих задач. Процесс выбора и отбора вопросов для включения в чек-лист основан на оценке риска.
Используя аналогию с айсбергом, необходимо заглянуть под поверхность воды, чтобы рассмотреть подробные процедуры, стоящие за каждым вопросом чек-листа. Процедуры содержат более подробную информацию для обучения и подробные объяснения. Судовой персонал всегда может посмотреть них, если в чем-то не уверен. Во многих рассмотренных примерах документации по СУБ связь между чек-листами и процедурами практически отсутствует. Данную проблему легко исправить, поскольку процедуры, основанные на рабочем процессе, могут быть описаны в том же порядке, что и чек-листы.
Процессный подход
Изначально процедуры СУБ были сгруппированы по отдельным темам, а не по осуществляемым судовым процессам. Поэтому, используя процессный подход как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы, необходимо идентифицировать действия в рабочие процессы в зависимости от того, когда они выполняются на судне:
От слов к действиям
Проза - не стихотворная повествовательная форма. Обычная повседневная речь произносится в форме прозы, и именно так пишет документы большинство авторов. Анализ многих СУБ показал, что в них использовалось слишком много прозы и отсутствовала структура рабочего процесса. В нем было слишком много повествовательных предложений. В документах по СУБ необходимо соблюдать правильный баланс между прозой и повелительными (императивами) действиями.
Упрощение языка
На примере математики, можно показать, что дроби могут быть сокращены, например, если поменять четыре двенадцатых на одну треть:
Методы для упрощения языка включают:
- вычистка лишних слов;
- коррекция фраз;
- упрощение синтаксических конструкций;
- обобщение;
- использование синонимов.
Важно понимать, что упрощенный текст должен быть более понятным и приятным для чтения. Если после упрощения и повышения читабельности восприятие ухудшается, то необходимо вернуть всё на место.
Наша компания предлагает Вам услуги по упрощению Вашей СУБ (включая Мини-СУБ), используя индивидуальный подход и оказание услуг под ключ позволяет нам:
- предоставлять услуги высочайшего качества;
- решать нестандартные задачи;
- оптимизировать сроки выполнения работ;
- снижать Ваши финансовые затраты.
Вы можете использовать интерактивный текст МКУБ и Конструктор СУБ...
